什么是视频会议?
视频会议除了能让你看到与你通话的人之外，还能清晰地表现出他们的表情、肢体语言，及他们对你的言谈的反应。你们可以使用同一张数据表或者任何其它PC上的文件,就仿佛你跟和你所通话的人在同一房间、面对面地工作一样。视频会议能使人们更有效的交流，因为可视化的交流是最自然的交流方式，因为看比说更能加深人的理解与记忆。
有些视频会议系统设计成允许好几组不同地方的人参加同一个会议，有些则设计成只允许几个人在他们的桌面上讨论项目。无论怎样，他们能看到全方位的活动图像，清楚地听到别人所说的话，感觉就像在一起。用这种方式，视频会议创造了这样一个环境：更快地下决策，更加强大的团队工作，想法、知识、鼓励能从一个同事传向另外一个同事。还有一个更为显著的优点是--不用出差。拥有视频会议，你就可能在同一时间出现在不同的地方。
为什么使用视频会议
视频会议使不同地方的人们相互影响--不管他们之间是10分钟的步程还是10小时的飞机行程。它能够使人们象在同一房间一样交流思想、交换信息。这就意味着人们不用在等E-mail、传真或者快递中度过工作时间。简短地说，视频会议使人们“坐”在了一起。
视频会议有三种好处。“硬件”上的好处是可以衡量的。然而“软件”和“战略”上的好处很难衡量。它们必须包含在综合分析公司在视频会议投资成本与利益中。
硬件好处
·减少花费
·更少的旅行、住宿、娱乐花费
·更高的生产力
·更少的时间花在旅行上，而更多的时间用在生产工作充分利用资源
· 关键人物、关键信息变得更容易接近
软件好处
·流畅的沟通
·人们更频繁的聚在一起，更有效的分享信息
·更快地作出决策
·更容易接近关键人物
·良好的工作环境
·没有汽车或者飞机喷射出来的气体的毒害
战略好处
·制定最优化决策：决策不仅会更快，而且有更多参与者的意见与赞同
·更快的的危机处理：无论主管人员在何时何地，都能在短时间内召集决策
·更快的投入市场：因为可作更快的决策，得到更多的意见，所以可以使产品能更快地投入市场
·更多的顾客反馈：因为公司运作变得更加有效率，就会对顾客需求作出更有成效的回答
谁需要使用视频会议
几乎每家公司每个需要交流的人（无论是内部员工之间或者与顾客、供应商之间）都会发现视频会议是很有用的。它能改善交流、提高生产力、减少运营花费。
传统上的视频会议被限定在跨国公司的会议室里。但在过去的十年里，戏剧性的价格下降与ISDN线路和IP连接的增长使视频会议成为一种实用的、买得起的商业沟通工具。也就是说，它对于任何一种类型的公司都适用，不论是小型的、中型的或者跨国的企业。利用视频会议，你能与另一团队在短时间内召集在一起。各种问题也会立马得到解决。
视频会议怎样有利于公司的经营管理
视频会议给公司注入了新的灵活性。员工可以在任何时候聚在一起查看一个项目的进展状况或者解决问题。他们可以即时的共享文档、图表和数据文件，协同地工作。方案制订的次数也可以大量地削减，使产品能更快的投入市场。客户服务也会做得更有响应。新近由于更有效的工作实践发展起来，这些实践建立起了团队工作，使几乎每个人都发挥了他们的才能。
当视频会议用来增强与顾客、供应商交流的时候，产生了更多的新业务机会。迅速的更有规律的联系有助于铸造忠诚与理解。每个人都更加集中致力于统一的、共同的目标。甚至大多数致力于公司的员工都可以在公司外工作。
利用视频会议，公司可以减少对雇员的需求，其结果是增强团队士气。
桌面型终端
桌面型终端是强大的桌面型或者膝上型电脑与高质量的摄像机（内置或外置），视频采集卡和视频会议软件的精巧组合。它能有效地使在办公桌旁的人或者正在旅行的人加入到你的会议中，与你进行面对面的交流。
桌面型视频会议终端通常配给办公室里特殊的个人或者在外出差工作的人。
机顶盒型终端
机顶盒型终端是在一个单元内包含了所有的硬件和软件，放置于电视机上。BRI线或局域网连接。视频会议终端还可以加载一些外围设备例如文档投影仪和白板设备来增强功能。
机顶盒型终端通常是各部门之间的共享资源，适用于从跨国公司到小企业等各种规模的机构。也往往是公司购买的第一种“会议室型终端”。
会议室型终端
会议室型终端几乎提供了任何视频会议所需的解决方案，一般集成在一个会议室。会议室型终端通常组合大量的附件，例如音频系统，附加摄像机，文档投影仪，和PC协同文件通讯。双屏显示、丰富的通讯接口、图文流选择使终端成为高档的、综合性的产品。
会议室型终端主要为中、大型企业而设计的。
使用视频会议有三种主要的方式：
1. 点对点。点对点视频会议是两个视频会议终端经由例如ADSL或企业内部网/因特网之类的网络进行直接的连接。 2.
点对多（广播）。点对多视频会议有时被称为“广播式”。会议模式为允许一个有优先权的站点广播给其它有机会交互和问问题的站点。在这些系统中都配有MCU，来提供即时交流，而不需要准备外部多点网桥。会议能够按照需要持续下去而不受特别时间空档的限制。点对多视频会议是团体培训或者CEO给员工演讲致词的最佳选择。
3. 多对多。多对多视频会议的用户可以有两种操作：
用外部MCU你将有可能付费给提供外部MCU的公司，例如电话公司。也可以在本企业内，单独配置一台外部MCU，这样使用时无需另外付费。
我能在哪里使用它
理论上，你几乎能在任何房间里使用视频会议。不需要特别的照明与音响设备。安装一个视频会议终端所需要的只是一间办公室或者一个会议室，普通的供电，一台电视机和ADSL或LAN连接。
然而，还是有一些最佳化视频会议的小技巧。例如大多数系统在单一颜色模式、背板平整的环境下工作最佳。
灰色和蓝色尤其有效。你应当避免：
1. 混和日光和人造光
2. 窗对着摄像机
3. 移动的背景
大多数现代的视频会议终端是即插即用的。然而，一些高级终端组合需要视频会议供应商的配置。
一旦安装好视频会议系统，你只需要向你的员工解释为什么要购买它，怎样使用它。例如，如何把视频会议介绍给你的员工，怎样鼓励他们有效的使用它。
它的费用是多少
桌面型系统的价格相当于一条办公室的椅子。会议室型系统相当于一台影印机。当你拥有了所有的现代化办公设备的时候，你花费得越多，你将得到更多的便利和成效。
系统的价格范围是从5000元的桌面型到100000元左右的会议室型系统。
主要的运营花费是DDN线的使用费。
IP与ISDN的比较：
IP费用：
IP是一种最佳选择，并且它将来会有很大的发展空间。一般地，IP的费用会比ISDN便宜，并且按照服务提供商的不同而不同。
服务与维修费用：
服务合同确保了视频会议系统能够随时运行。一些供应商设置了一系列的电话服务热线提供
24小时调换/维修。按照视频会议安装的类型与尺寸，供应商会建议你用何种服务合同可以最好地满足你的需要。通常，视频会议服务合同在价格上类似于其它办公设备的服务合同，例如复印机、传真机。
视频会议能节省多少
根据新近对视频会议潜在和现有用户的调查，100%回答节省费用是视频会议的最大好处之一。显然，他们也提到生产力的提高，更快的决策制定，工作业务的增加,但是主要提到的“硬件”好处是出差费用的节省。通过计算你可以算出视频会议系统能为你的公司节省多少和你的投资回收时间。
在购买视频会议系统时你应当注意什么
A． 视频会议系统能与其它品牌的系统一起工作吗？
确保你所购买的系统有“协同工作能力”，例如桌面型终端能与其它厂商的机顶盒型终端和会议室型终端召开会议。为确保你这几年的总投资能有一个可观的回报率，你所购买的视频会议系统要有很好的兼容性和可扩展性。
B． 视频会议供应商能提供怎样的服务水平。
例如，有电话服务台吗? 如果配件出了问题，当你在修理的时候，供应商会提供备用系统吗？要多久备用系统才能装好——一天，一个礼拜？供应商会派工程师来解决问题吗？他过多久会来----两个小时，两天？你的供应商提供全球服务支持吗？
C． 你购买的系统能在IP标准系列，如H.323标准下工作吗？
D． 视频会议系统支持多点会议吗，例如与好几个地点链接？要增加额外的硬件和软件吗？
E． 视频会议系统投入市场多久了？它将怎样与未来的系统和技术集成呢？制造商已经为将来作了详细的战略规划吗？
F． 来自制造商的视频会议系统有可靠的音频/视频声誉吗？
ASK &ANSWER
问：视频会议系统是怎样彼此连接的呢？
答：经由任一方的公共ADSL网络、LAN、或者这两者的组合或者个人租用线路网络。视频会议系统应当按照所选择的网络而定义。
问：如果没有可用的网络，我该怎样进行连接呢？
答：目前在我国ADSL己广泛普及，一旦建立了连接，你就可以与世界上任何一个国家开展视频会议。
问：不同制造商的系统是兼容的吗？
答：是的，如果它们支持同一标准。使用不同类型网络的系统仍能利用“网关”彼此连接。
问：视频会议仍像以前这么贵吗？
答：不是。在近几年，它已下降了10%，而且现在仍在降。再者，与视频会议能节省的金额相比，许多人认为
对于经营来说是非常有必要的。
问：什么能与我的系统相连？
答： 有很多外围设备可以加载到会议室型系统(例如文档投影仪，VCR，和写字板)
问： 我受点对点连接的限制吗？或者我能与众多的人开会吗？
答： 有些系统能适应/升级到与好几个站点相连，否则你就需要一个外部多点会议控制设备。
问： 我需要操作员或者我能自己操作系统吗？
答： 操作过程很简单。它有点像使用电话。通过几分钟的实践操作，你就可以自己非常轻松地操作系统了。
问： 视频会议会代替电话吗？
答： 不可能。电视永远不会代替广播；它是另外一种传播方式。视频会议也只是另一种新的通讯方式。
问： 视频会议会代替亲自参加的会议吗？
答： 不会。仍有很多场合需要面对面的会议。例如对重要客户的拜访总是必要的。
问： 同样的设备能与不同国家的H.323标准相连并工作吗？
答： 是的，我国与任何其他国家的连接是没有问题的。
问： 如果我有一个ADSL连接，我能经过因特网提供者开展视频会议吗？
答： 可以，但是对于高质量的视频会议来说，它的速度是不够理想的。
问： 在一个房间里，摄像机能覆盖的最多人数是几人，例如视野范围是多少？
答： 这依赖于摄像机与人的距离：距离越远，图像范围就越大。例如6英尺的距离有5.1英尺的像宽，由此你可以很方便的看到3个人。特殊的透镜能增加视角。同时，许多现代的摄像机提供预定义设置来适应视频会议的多种结构。
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